Zásady nakládání s osobními údaji

Vážení,

cílem tohoto dokumentu je Vás seznámit se základními zásadami nakládání s Vašimi osobními údaji, a to v souvislosti se zpracováním osobních údajů ve společnosti ALZHEIMERCENTRUM pp s.r.o., IČO 27244121, zapsané v OR u Městského soudu v Praze, oddíl C, vložka 107186, se sídlem Sokolovská 675/9, Karlín, Praha 8, PSČ 186 00 a u právnických osob, jejichž je tato společnost společníkem či zakladatelem a které tak přímo nebo nepřímo ovládá. Především považujeme za nezbytné přijmout a důsledně dodržovat odpovídající opatření směřující k tomu, aby nedošlo k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům, k jejich zničení nebo ztrátě.
Přijetí odpovídajících bezpečnostních opatření je zvláště důležité vzhledem k tomu, že v rámci zdravotnické dokumentace jsou zpracovávány krom "běžných" osobních údajů i zvláštní kategorie osobních údajů – údaje o zdravotním stavu ve smyslu čl. 9 odst. 2 písm. h) GDPR. Zásady nakládání s osobními údaji platí pro všechny společnosti v rámci celé skupiny ALZHEIMERCENTRUM.

I. Právní základ nakládání s osobními údaji

Pro Českou republiku: nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů), zákon č. 110/2019 Sb., Zákon o zpracování osobních údajů a zákon č. 111/2019 Sb., Zákon, kterým se mění některé zákony v souvislosti s přijetím zákona o zpracování osobních údajů.

Pro Slovenskou republiku: nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů), zákon č. 18/2018 Z. z., o ochrane osobných údajov. Tímto nařízením a zákony se při nakládání s osobními údaji řídíme. V souladu s terminologií tohoto nařízení jsme tzv. správcem osobních údajů.

II. Zákonnost, účel a rozsah zpracování osobních údajů

Účel zpracování Vašich osobních údajů je související s předmětem naší činnosti. Jedná se zejména o poskytování služeb sociální péče, uplatňování práv a povinností zaměstnavatele v souvislosti s pracovněprávním vztahem zaměstnanců, splnění zákonných požadavků, plnění smlouvy a oprávněných zájmů apod. Zákonnost zpracování osobních údajů:

• zpracování osobních údajů je nezbytné pro plnění právní povinnosti, která se na správce vztahuje (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR)
• zpracování osobních údajů je nezbytné pro splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost tohoto subjektu údajů (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR)
• oprávněný zájem Správce (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR)
• splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu (čl. 6 odst. 1 písm. e) GDPR)
• ochrana životně důležitých zájmů subjektu údajů nebo jiné fyzické osoby (čl. 6 odst. 1 písm. d) GDPR)
• subjekt údajů udělil souhlas se zpracováním svých osobních údajů pro jeden či více konkrétních účelů (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR)

Rozsah zpracovaných údajů odpovídá účelu jejich zpracování tak, aby mohl být adekvátně naplněn. Zpracováváme osobní údaje:

• zájemců o poskytnutí sociální služby/péče, jejich rodinných příslušníků
• klientů, se kterými je uzavřena smlouva o poskytnutí sociální služby/péče, jejich rodinných příslušníků, přistupitelů k závazku
• uchazečů o zaměstnání a uchazečů o dobrovolnickou činnost a praxi
• zaměstnanců, dobrovolníků a praktikantů
• dodavatelů, sponzorů, dárců, obchodních partnerů
• poskytovatelů dotací z veřejných zdrojů
• zástupců a kontaktních osob výše uvedených subjektů údajů
• účastníků akcí, programů a dalších činností
• návštěvníků pobytových zařízení
• podpořených osob z dotačních projektů, rodičů a dětí registrovaných v Dětských skupinách atd.

Kategorie osobních údajů:

• adresní a identifikační osobní údaje – jméno, příjmení, dřívější příjmení, datum narození, místo
  narození, rodné číslo, rodinný stav, státní příslušnost, adresa trvalého bydliště, poštovní adresa,
  e-mail, telefonní číslo
• popisné osobní údaje – vzdělání, odborné znalosti a dovednosti, pracovní pozice i funkce, počet
  dětí, předchozí zaměstnání, zdravotní pojišťovna, číslo pojištěnce, číslo občanského průkazu,
  číslo řidičského průkazu, číslo bankovního spojení, mzda, IP adresa atd.
• údaje o jiné osobě – adresní a identifikační údaje členů rodiny (manžel, manželka, dítě),
  opatrovníka, přistupitele k závazku atd.
• zvláštní kategorie osobních údajů (citlivé osobní údaje) – údaje o zdravotním stavu

Osobní údaje zpracováváme jak manuálním způsobem, tak i způsobem automatizovaným za využití odpovídajících technických a organizačních opatření k zajištění ochrany osobních
údajů.

III. Doba a způsob uchování osobních údajů

Délka uchovávání osobních údajů v jednotlivých oblastech působnosti Správce vychází z obecně závazných právních předpisů a je centrálně upravena Spisovým a skartačním řádem Správce. Po uplynutí skartační lhůty jsou písemnosti obsahující osobní údaje následující rok zahrnuty do skartačního řízení v souladu s ustanovením § 8 zák. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě. Obdobně tak jsou zlikvidovány osobní údaje v digitální podobě.

IV. Zpracovatelé a příjemci osobních údajů:

Osobní údaje jsou zpřístupněny jen oprávněným zaměstnancům Správce, kteří mají povinnost zachovávat mlčenlivost o těchto údajích, jakož i o bezpečnostních opatřeních, jejichž zveřejnění by ohrozilo zabezpečení těchto osobních údajů. Osobní údaje mohou být dále zpřístupněny:

• ÚZIS (Ústav zdravotnických informací a statistiky ČR)
• zdravotním pojišťovnám
• poskytovatelům lékařských a zdravotnických služeb
• krajským hygienickým stanicím
• orgánům veřejné moci (soud, policie, státní zástupce, NBÚ atd.)
• České správě sociálního zabezpečení
• Úřadům práce ČR
• Finančnímu úřadu a Finančnímu ředitelství
• Úřadu pro ochranu osobních údajů
• poskytovatelům dotací
• jiným subjektům na základě zákona či písemného zmocnění subjektu údajů

V odůvodněných případech mohou být Vaše osobní údaje, které jsou uložené v informačních systémech zpracovávány zpracovateli – externími dodavateli informačních systémů, a to v za účelem údržby a rozvoje informačních systémů. Správce rovněž prohlašuje, že nebude předávat osobní údaje do třetích zemí nebo jakékoli mezinárodní organizaci.

V. Další práva a povinnosti

Máte následující práva ve vztahu k vašim osobním údajům, konkrétně se jedná o právo:

• na přístup k osobním údajům dle čl. 15 GDPR
• na opravu nesprávných osobních údajů dle čl. 16 GDPR
• požadovat výmaz Vašich osobních údajů dle čl. 17 GDPR
• vznést námitku proti zpracování dle čl. 21 GDPR
• na omezení zpracování dle čl. 18 GDPR
• na přenositelnost údajů v rozsahu stanoveném platnými právními předpisy dle čl. 20 GDPR
• podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, má-li za to, že Správce při zpracování osobních údajů postupuje v rozporu s GDPR
• odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů pro účely propagace Správce na e-mail sekretariat@alzheimercentrum.cz nebo písemně na adresu Alzheimercentrum pp s.r.o., Vinohradská 1597/174, 130 00 Praha 3 – Vinohrady

Naše společnost nepoužívá při zpracování osobních údajů automatizované rozhodování.

Způsob uplatnění Vašich práv je uveden v dokumentu Postup uplatňování práv subjektu údajů na webových stránkách Alzheimercentrum ochrana osobních údajů, kde je k dispozici i Žádost o uplatnění práv.

Vaši žádost vyřídíme bez zbytečného odkladu, maximálně však do jednoho měsíce. Ve výjimečných případech, zejména z důvodu složitosti Vašeho požadavku, jsme oprávněni tuto lhůtu prodloužit o další dva měsíce. O takovém případném prodloužení a jeho zdůvodnění Vás samozřejmě budeme informovat.

VI. Vysvětlení základních pojmů, které se vztahují k osobním údajům a informace o zpracování osobních údajů

Osobní údaje – veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě (subjektu údajů), kterou lze přímo či nepřímo identifikovat. Mezi osobní údaje patří: jméno a příjmení, pohlaví, datum narození, osobní stav, občanství, adresa bydliště, IP adresa, cookies, telefonní číslo, e-mail, věk, pohlaví, osobní stav, fotka atd.).
Zvláštní kategorie osobních údajů (tzv. citlivé osobní údaje) – rasa či etnický původ, politické názory, náboženství a filozofické přesvědčení, genetické a biometrické údaje, členství v odborech, zdravotní stav, sexuální život a orientace.
Subjekt údajů – konkrétní jedinec.
Správce – subjekt, který určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů.
Zpracovatel – subjekt, který zpracovává osobní údaje pro správce.
Třetí strana – subjekt, který není subjektem údajů, správcem, zpracovatelem ani osobou přímo podléhající správci nebo zpracovateli, jenž je oprávněna ke zpracování osobních údajů.
Zpracování – operace nebo soubor operací s osobními údaji prováděných pomocí či bez pomoci automatizovaných postupů (shromažďování, zaznamenání, uspořádání, strukturování, uložení, přizpůsobení nebo pozměnění, vyhledání, nahlédnutí, použití, zpřístupnění přenosem, šíření nebo jiné zpřístupnění, seřazení či zkombinování, omezení, výmaz nebo zničení).
Dozorový úřad – nezávislý orgán veřejné moci zřízený členským státem. V ČR je to Úřad na ochranu osobních údajů, v SR je to Úrad na ochranu osobných údajov.

Zásady nakládání s osobními údajů

Informace o zpracování osobních údajů dárců

Informace o zpracování osobních údajů návštěvníků

Informace o zpracování osobních údajů pro dobrovolníky_pro uchazeče o zaměstnání

Informace o zpracování osobních údajů pro klienty

Informace o zpracování osobních údajů pro uchazeče o zaměstnání

Informace o zpracování osobních údajů pro zájemce o poskytnutí služby sociální péče

Informace o zpracování osobních údajů prostřednictvím kamerového systému

Informace o zpracování osobních údajů při činnosti dětské skupiny

Informace o zpracování osobních údajů zaměstnanců

Informace o zpracování osobních údajů pro smluvní partnery

VII. Kontaktní informace

Aktuální znění těchto Zásad naleznete na adrese: ALZHEIMERCENTRUM pp s.r.o., Vinohradská 1597/174, Praha 3, PSČ 130 00, dále jsou k dispozici u ředitele v každém zařízení ALZHEIMERCENTRUM. V případě jakýchkoli dotazů či žádostí o doplňující informace nás kontaktujte na telefonním čísle +420 774 774 074, prostřednictvím e-mailové adresy sekretariat@alzheimercentrum.cz nebo písemně na výše uvedené adrese. Osoba odpovědná za problematiku osobních údajů ve společnosti je Mgr. Renata Macková (pověřenec pro ochranu osobních údajů), tel. 774 059 522, e-mail renata.mackova@kplusm.cz
Tyto Zásady byly zpracovány 21. 5. 2018 a naposledy aktualizovány dne 23.6.2021.